「以前からこうやってきた」を変える

「いいな」と思われたら押してください。

　２年前に中途入社し、昨年９月から人事経理関連事務の取りまとめを担当しています。それまでとは異なる業務で経験や知識が乏しく、周りの社員から教えてもらってすすめていますが、「以前からこのやりかたでやってきました」という説明を受けることが多く、気になっていました。
　例えば、中途採用者や出向者受け入れ業務の引き継ぎでは、関係する担当者や部署への連絡について、誰に何を伝えるかをその都度「適切に」判断して行ってきたと言われました。しかし社内事情に疎い私は、必要な連絡を遅らせたり、関係ないだろうと考えていた担当者から「連絡がない」とクレームを受けたりしました。これまでも同様の問題は起きていましたが、担当者がすぐ経験値でカバーして大ごとにはならなかったそうです。
　組革研から戻ると同様の問題が再度発生し、今度こそ何とかしなければと、社員受け入れの業務がどうなっているかを明らかにすることにしました。
　まず関連する手続きを思いつく限り挙げると、１００件以上になりました。次にそれらを時系列で整理し業務や手続を加えた一覧にして、関係する全担当者に回覧して項目の漏れや改善すべき点を指摘してもらいました。
　自分のためだけでなく、以前から踏襲してきた業務をみんなが見直すきっかけになればと期待しましたが、反応は芳しいものではなく、何も伝わらなかったのかとそのときは思いました。
　しかしその後、経理担当者が予算策定作業の問題点を持ち寄って話し合い、業務改善のための活動を始めたり、外部委託していた業務の一部を翌年から自社に戻すことになった給与担当者が、その業務の内容を明らかにしてスムーズな移行のための検討を始めるなど、前例踏襲が多かった職場の意識が少しずつ変わり始めているのではないかと感じています。