参加リポート/現場から

余計な世話焼きをせずに済んでいます。

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笹原剛彦 54歳 旭化成ファーマ 医薬生産センター 医薬生産管理部 部長 〔第521回/2019年9月会期参加〕

 昨年、全社にテレワークの指示が出されました。私は、生産管理部の主業務である製造委託先管理もテレワークで行えるよう、検討を部下たちに指示しました。 15種類もの様式をFAXでやり取りしていたのですが、これではテレワークに対応できません。私は、この改善を手始めに部下たちが仕事のすすめ方を見直すようになってほしいと考えていました。
 ところが部下の中には「問題は起きてないですよね。今までどおりでいいんじゃないですか」と異議を唱える者など、変えることへの抵抗感が出てきました。私が「業務を見直すいい機会だから」と言っても不服そうな表情は消えません。でも、とにかく始めることにしました。
 従来のすすめ方を「見える化」するために、マニュアルで定められた15種類の様式ごとに委託先とのやり取りをフローチャートにまとめさせました。それを皆で「一覧一望」してみると、FAXで返信されたものに押印してまた返すなど、メールで簡単に済ませられそうなものがいくつもありました。部下たちも確かに要らないものがありますね、と改善に取り組む姿勢を見せるようになり、それからは彼らにペーパーレス化と委託先との調整を任せることになりました。
 結果として、8割以上の様式を電子運用にし、様式そのものも1割ほど減らすことができたのです。これをきっかけに、これまで漫然と行っていた作業を改めて考える姿勢が生まれたようで、最近では横どうしで指摘しあう場面をよく見かけます。部署内での情報共有もすすみました。
 私はといえば、オフィスにいれば部下のデスクに近づいては「あの発注どうなった」などと、つい先回りの口出しをしがちでしたが、テレワークが増えたおかげで余計な世話焼きをせずに済んでいます。 

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