自らの一歩で”状況”が一変した

「いいな」と思われたら押してください。

　アフターサービスの窓口として、メンテナンスの日程や技術員の派遣調整、トラブル発生時の対応などの業務を担当しています。
　緊急を要する仕事が発生するのはしかたがありませんが、内部の連絡ミスによって待ったなしの対応になることもたびたびあり、そのつど不満を感じていました。そしてそれは「上流部門が連絡を見落としたせいだ」と決めつけていました。
　しかし組革研で「指示待ち」という言葉に初めて触れ、自分がまさに、上流部門からの「指示待ち」になっていた事に気づかされました。
　職場に戻り、緊急対応に迫られた件をさっそく見直しました。やはり上流部門で滞留されていた事案が散見されました。その状況を調べると、「どの担当に連絡すべきかわからなかった」、「複数部門にまたがる案件とは思わなかった」、「部門に確かめないまま短い納期を設定してしまった」など”見落とし”と決めつけたこととは全く違っていたのです。
　その後は上流部門の担当者と話をするようできるだけ心がけました。最近では「この依頼の担当はどこでしょうか？」、「この部品の納期はどのくらいですか？」等、先方から聞かれることも増え、「秋頃に予定する案件の人材確保は可能か？」というように、事前に情報を入れてくれるようになったことで緊急を要する件数が多少ながら減ってきました。
　また、事前に状況を知って対応できるため、お客様に、よりご満足いただける回答を出せることも増え、これまで部下へ指示するしかなかった状況から、考えさせる時間を設けられるようになりました。
　こちらから一歩踏み込むようにしただけで、状況がこれほど一変することに驚くとともに、さらに継続していきたいと思っています。