後工程のニーズを明らかにして無駄を減らした

「いいな」と思われたら押してください。

　海外事務所の入出金の精算処理を担当しています。
　英文の経理報告書から入出金内訳表を作成し、精算用書類に作り直して後工程に渡します。数年前の会社立ち上げ時の書式を使っていますが、項目が「掃除機フィルター代」など細かく設定され、会社規模が大きくなった現在ではボリュームが格段に増えました。その結果、書類作成は大変な作業になり、後工程に渡すのが遅れがちになっていました。
　すすめかたを見直したいと思いましたが、煩雑な作業に追われて時間を惜しみ、半ば惰性で続けていました。
　しかし、組革研で対象を明らかにするということを経験し、自分が行っている一連の作業がどうなっているかを振り返ってみました。
　これまで、膨大な分量の経理報告書の細目にまで対応することでかなりの時間を取られていました。しかし、本当にそこまで細かい情報が必要なのかと疑問に感じ、思い切って後工程に尋ねてみると、細目までわからなくても問題ないという答でした。
　私は、無駄な情報を削ぎ落としてわかりやすい書類を納期内に完成させることが重要と考え、入出金の仕訳もなるべくシンプルなものに変更し、後工程で不具合があれば質問に来てもらうようにしました。
　すると、以前は１日半かけていた作業を半日で終わらせて後工程に渡すことができるようになったのです。後工程からはある程度の質問も出ましたが、とにかく書類を早く受け取れると喜んでくれました。細目の追加については今後改善していくということで了承が得られました。
　私の担当業務には、他にも効率化することができそうなものがあり、実態を明らかにして改善していきたいと考えています。