事実を積み重ねて、コメントの回答遅れゼロを達成

「いいな」と思われたら押してください。

　私のグループでは、建造船図面に対する顧客や検査機関から寄せられるコメントの取りまとめを担当していますが、新設計を要するプロジェクトが一時的に重なった影響で、コメントへの回答の遅れが常態化していました。
　今までも設計部では遅れ件数を数値で可視化する仕組みがあり、会議でも定期的に議題にされていましたが、目のまえの問題解決が最優先とされ、ある程度の遅れはやむを得ないという雰囲気が続いていたのです。
　そこで、回答遅れをゼロにする活動をグループ内で立ち上げ、定時後に決起集会を開きました。そして活動メンバー全員で「この遅れを自分たちで必ずゼロにする」という目標を立てたのです。また、活動メンバーのほとんどが組革研体験者だったこともあり、活動をすすめるにあたっては、「対象」を事実で捉えることを徹底しようと決めました。
　さっそく手分けしてコメントがどのようになっているかを関係者に聞きはじめました。各自のノルマを定め、その報告会を必ず週１回以上開くことにしました。業務多忙の中、メンバーへの負荷を心配しましたが、「遅れゼロ必達」を自分に言い聞かせ、「必ずやり切る」という思いで続けました。
　するといろいろなことが見えてきました。回答までの目標日数が担当者全員にまでは周知されていなかったこと、長期間放置されたままのコメントの多くは期限が決められず、担当者任せになっていたことなどです。
　これらの発見によって、活動に弾みがつきました。このように地道に事実を積み重ねられたのは、組革研で「対象」と向き合い、一つでも多くの事実を見出すことに全力を尽くした体験が大きかったと思います。
　その後、メンバーの働きかけや担当者の方がたの努力により、回答遅れゼロは達成され、長期間回答されていなかったコメントを全て一掃できました。